Thực tế tại Việt Nam

Web site thâm nhập vào Việt Nam từ những năm 1995-1996. Khi đó việc thiết lập nên một Web site là cả một vấn đề. Vào thời kỳ đó, người ta xây dựng một Web site thông qua việc viết các tệp siêu văn bản HTML 

 với các thẻ của nó bằng các trình soạn thảo thông thường như NotePad, WordPad, cao cấp hơn thì sử dụng Hotdog, Hotmetal có hỗ trợ một vài công cụ để giảm bớt sự nặng nhọc khi phải viết các thẻ HTML.

Vào giữa năm 1996, tình hình trên đã được cải thiện rất nhiều khi xuất hiện các sản phẩm như MS Word Assistance, cho phép soạn thảo các tệp văn bản Word rồi lưu chúng dưới dạng các tệp siêu văn bản HTML ngay trong Word từ phiên bản 6.0 rồi tiếp tục cho tới các phiên bản Word sau này với những cải tiến ngày một lớn. Tiếp đó là các công cụ mạnh như Microsoft FrontPage 98/2000, Microsoft Office 97/2000/XP, ColFusion, Dreamwave và nhiều công cụ khác hỗ trợ việc xây dựng các tệp siêu văn bản HTML một cách dễ dàng. Theo hướng này, rất nhiều các Web site đã được ra đời và được biết tới như những Web site tĩnh, hiểu theo nghĩa là các Web site được xây dựng nên bởi sự liên kết giữa các tệp văn bản HTML mà không có sự tham gia của bất cứ một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào. Tuy nhiên, khi dữ liệu trở nên nhiều hơn và đa dạng hơn, hầu hết mọi nơi đều nghĩ tới việc xây dựng các Web site có sự kết hợp với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

Cuối năm 1996, đầu 1997, tại Việt Nam, công nghệ Active Server Page của Mỉcrosotf bắt đầu được nhiều người biết tới. Cùng với nó, việc xây dựng các cơ sở dữ liệu dựa trên Web bắt đầu được xây dựng. Ban đầu là với hệ quản trị cơ sở dữ liệu MS Access hay FoxPro. Sau này, nhiều công nghệ khác cũng đã du nhập vào Việt Nam và nhiều Web site được xây dựng theo hướng này dựa trên nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như Oracle, Microsoft SQL Server, Sybase, Informix, DB2 và Lotus Domino. Một hai năm trở lại đây, khi trào lưu sử dụng phần mềm mã nguồn mở với hệ điều hành Linux xuất hiện tại Việt Nam thì xu hướng này được mở rộng ra cả với một số hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác như MySQL hoặc PostgreSQL. Với việc phát triển các ứng dụng Web dựa trên cho các cơ sở dữ liệu, có thể thấy rõ có 2 xu hướng chính là sử dụng công nghệ Active Server Page (hoặc .NET) của Microsoft với đại diện là các tệp *.asp (hoặc aspx của .NET) và sử dụng công nghệ Java của Sun với đại diện là các tệp *.jsp.

Cho tới nay, phần lớn các Web site có sự kết hợp của cả phần động – được xây dựng trên cơ sở các hệ quản trị cơ sở dữ liệu viết trên công nghệ Web – với các tiêu chí của cơ sở dữ liệu chỏ tới phần tĩnh – thường là các tệp siêu văn bản, ảnh, đa phương tiện – được lưu trữ trong các cây thư mục của máy chủ Web.

Để thực hiện việc tìm kiếm thông tin trên Web site, người ta sử dụng cách tìm kiếm theo trường của cơ sở dữ liệu kết hợp với kiểu tìm kiếm toàn văn đối với các tệp văn bản nằm trong các cây thư mục của máy chủ Web – thông qua một máy chủ đánh chỉ số tìm kiếm (như MS Index Server chẳng hạn).

Có thể nói, hiện nay tại Việt Nam có hàng chục ngàn Web site đã và đang được xây dựng. Vì vậy, nhu cầu về quản lý nội dung thông tin trên Web site là rất lớn.

Những bất cập thường thấy

Khi mà việc xây dựng một Web site dù là tĩnh hay động đã trở nên dễ dàng hơn thì hầu hết các đơn vị có Web site lại phải đối mặt với một công việc thường nhật và nặng nhọc – vấn đề quản trị và cập nhật nội dung thông tin Web site.

Có rất nhiều các yếu tố chủ quan cũng như khách quan ảnh hưởng tới chất lượng nội dung thông tin trên các Web site. Bài viết này chỉ đề cập tới các yếu tố có liên quan tới vấn đề kỹ thuật, cụ thể là:
Việc quản trị và cập nhật nội dung thông tin chỉ có thể thực hiện được trên mạng LAN.

Không kể tới các Web site tĩnh, ngay cả hầu hết các Web site kết hợp giữa động và tĩnh của chúng ta được xây dựng thì phần lớn có phần mặt tiền (front end) – nơi tiếp xúc với người sử dụng là dựa trên nền Web, còn phần mặt hậu (back end) – nơi để thực hiện các công việc quản trị và cập nhật nội dung  thông tin Web site – phần lớn lại không phải là dựa trên nền Web, mà thường được viết thành các mẫu (form) nhập liệu và quản trị, thậm chí phần quản trị đôi khi là nhờ cậy vào chính các phần mềm hệ thống và vì vậy việc quản trị và cập nhật nội dung thông tin Web site chỉ có thể thực hiện đựợc trong một hệ thống mạng LAN giới hạn trong một cơ quan, một toà nhà, thậm chí thông thường là trong một hoặc hai phòng liền kề của bộ phận chịu trách nhiệm về thông tin-thường là các trung tâm tin học hoặc trung tâm thông tin tại các đơn vị, cơ quan của nhà nước hoặc của các doanh nghiệp.

Thông tin có tính cập nhật theo thời gian kém    

Thông tin có tính cập nhật theo thời gian kém do người cập nhật tin từ xa không thể tham gia được mà phải chuyển về trung tâm (thường là thông qua một phần mềm thứ ba khác như một phần mềm FTP Client hoặc qua thư điện thử) rồi trung tâm lấy các thông tin đó từ máy chủ truyền tệp hoặc máy chủ thư điện tử, xử lý (đôi khi còn phải chuyển đổi hộ phông chữ cho người viết) duyệt rồi mới đưa các thông tin đó lên Web site.

Việc cập nhật thông tin lên Web site gặp khó khăn

Đối với các Web site tĩnh, việc cập nhật thông tin thường gặp khó khăn khi phải sử dụng tới những phần mềm trung gian để tạo trang Web và thực hiện các đường siêu liên kết theo phương pháp thủ công. Đối với các Web site có kết hợp giữa tĩnh và động thì vấn đề trở nên phức tạp hơn vì ngoài việc phải cập nhật các thông tin tĩnh thì còn phải cập nhật các thông tin động trong các cơ sở dữ liệu và sau đó phải tìm đúng chỗ để đặt các tệp siêu văn bản, các tệp ảnh hoặc đa phương tiện vào đúng thư mục trên máy chủ Web để chúng có thể thể hiện trên trình duyệt theo đúng ý muốn. Công việc này thường phải nhờ tới những chuyên gia hiểu biết về công nghệ thông tin thay vì chỉ sử dụng những nhân viên nhập liệu bình thường. Khi thiếu các chuyên gia loại này thì thông tin sẽ khó có thể được cập nhật thường xuyên.

Việc loại bỏ thông tin khỏi Web site gặp khó khăn

Khi xây dựng Web site, người ta thường để ý tới việc đưa thông tin lên Web site, ít ai để ý tới việc loại bỏ thông tin khỏi Web site – các thông tin không còn giá trị, hoặc tai hại hơn nữa là các thông tin, vì lý do nào đó bị sai lệch, cần phải dỡ ngay khỏi Web site. Hãy thử tưởng tượng người chịu trách nhiệm về thông tin sẽ làm thế nào khi vào lúc 12 giờ đêm ở Việt Nam (12 giờ trưa ở Mỹ), anh ta đi công tác ở tỉnh bạn hoặc một nước ngoài nào đó và được báo là có thông tin sai lệch mà anh ta cần phải ngay lập tức dỡ nó ra khỏi trang chủ của Web site, trong khi việc quản trị và cập nhật Web site lại chỉ có thể thực hiện được tại văn phòng cơ quan của anh ta? Thật là thảm hoạ! Có lẽ ít tệ hại hơn nếu là một thông tin mời nộp hồ sơ đấu thầu vào ngày 10/10 nhưng ngày 11/10 ta lại vẫn nhìn thấy nó trên Web site, mặc dù điều này cũng thật là khó chịu.

Không có qui trình tự động cập nhật thông tin lên Web site

Hầu hết các Web site không có qui trình tự động cập nhật thông tin lên Web site được thực hiện trên chính ứng dụng tạo nên Web site. Vì vậy nảy sinh mâu thuẫn thường thấy giữa người chịu trách nhiệm đưa thông tin lên Web site (thường là lãnh đạo của đơn vị có Web site) và người thực hiện việc đưa thông tin lên Web site (thường là nhân viên tin học của các đơn vị). Những nơi có qui trình thì đôi khi các qui trình lại phức tạp, nhiều khâu kết hợp thủ công với bán tự động bằng máy nên vẫn dễ sinh lỗi khi cập nhật thông tin.

Thông tin khó bảo vệ

Khi Web site là tĩnh hoặc là kết hợp giữa động và tĩnh mà thực tế là các nội dung thông tin của các tệp thông tin toàn văn – chứa các thông tin quan trọng nhất của Web site – được lưu giữ trong các cây thư mục của máy chủ Web thì việc bảo vệ các thông tin này được lưu giữ toàn bộ trong cơ sở dữ liệu.

Thông tin khó quản trị

Khi Web site là tĩnh hoặc là kết hợp giữa động và tĩnh thì việc sao lưu, phục hồi và đồng bộ hoá dữ liệu thường gặp khó khăn. Trên thực tế, khi cần sao lưu, người quản trị sẽ phải sao lưu cả phần nằm trong cơ sở dữ liệu lẫn phần nội dung thông tin các tệp siêu văn bản HTML nằm trong cây thư mục của máy chủ Web. Khi cần phục hồi dữ liệu cũng cần phải phục hồi cả 2 phần này rồi lại phải đồng bộ chúng với nhau thì chúng mới có thể chạy được, nếu không sẽ sinh lỗi. Thử tưởng tượng điều gì sẽ xảy ra nếu một khi tên của cây thư mục hoặc trật tự cây thư mục chứa các tệp HTML trên máy chủ Web bị thay đổi. Chắc chắn điều này sẽ dẫn tới lỗi trên Web site và đôi khi gây nên lỗi hàng loạt.

Hậu quả

Những bất cập thường thấy ở trên đều là những nguyên nhân cơ bản tạo nên “cái chết kỹ thuật” đối với các Web site, nghĩa là Web site thì có, thông tin thì không. Hoặc nếu có thông tin thì đa phần là các thông tin cũ rích, được tích tụ một cách “được chăng hay chớ” qua năm tháng, khó hoặc không thể dọn dẹp được khi muốn chỉnh lại Web site để có được các thông tin đáng tin cậy, phù hợp và có tính cập nhật như mong muốn.

Cách khắc phục 

Một khi gặp phải những tình huống như trên, điều bạn có lẽ là một hệ thống quản trị nội dung thông tin Web site.

Các phần mềm loại này đều là các ứng dụng hoàn toàn chạy trên nền Web (Web based application) cả ở phần mặt tiền (front end) lẫn mặt hậu (back end), nghĩa là cái gì cũng là Web. Điều cơ bản này đảm bảo cho việc quản trị và cập nhật thông tin được thực hiện ở bất cứ đâu trên trái đất này (chứ không phải chỉ hạn chế trong một hệ thống mạng LAN), không phụ thuộc vào vị trí địa lý của người quản trị cũng như người cập nhật nội dung lên Web site, miễn là có kết nối với Internet và được phân quyền truy nhập vào hệ thống ứng dụng.

Các phần mềm loại này hầu hết đều dựa trên nguyên tắc là mọi dữ liệu đều được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, kể cả các tệp toàn văn, các tệp toàn ảnh và các tệp đa phương tiện. Điều này đảm bảo cho việc bảo vệ, sao lưu, phục hồi và đồng bộ dữ liệu được tốt nhất. Với cách này, sẽ không còn các tệp siêu văn bản HTML, các tệp ảnh *.JPG, *.GIF hay các tệp đa phương tiện nằm trong cây thư mục của máy chủ Web nữa vì tất cả chúng đã được đưa vào lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Nói theo cách khác, Web site sẽ trở nên động hoàn toàn. Với các công nghệ hiện nay, việc tìm kiếm toàn văn đối với cả các tệp gắn kèm nằm trong cơ sở dữ liệu đều đã thực hiện được.

Các phần mềm loại này được chạy trên hầu hết các trình duyệt thông dụng hiện nay như Internet Explorer và Netscape Communicator.

Trên hết tất cả, các phần mềm loại này đều tích hợp qui trình xử lý và quản lý thông tin (cả đưa lên và cả đưa xuống) của Web site, từ việc viết tin bài, việc duyệt tin bài và phát hành tin bài của Web site đối với các dạng dữ liệu khác nhau như văn bản, hình ảnh và cả đa phương tiện. Điều này đảm bảo cho việc cập nhật và loại bỏ thông tin được nhanh chóng, chính xác, tạo tiền đề cho nội dung thông tin trên Web site luôn được tin cậy, phù hợp và có tính cập nhật như mong muốn.

Các phần mềm loại này khi chọn phải nên có tính mở, không phụ thuộc vào các nhà độc quyền. Với Việt Nam, có thể là các sản phẩm có khả năng chạy được cả trên môi trường Windows lẫn trong môi trường mã nguồn mở với hệ điều hành Linux.

Cuối cùng, đối với Việt Nam thì các phần mềm loại này phải hỗ trợ đa ngôn ngữ theo chuẩn Unicode. Được biết, Thủ tướng Chính phủ đã có quyết định là từ 01/01/2003 sẽ sử dụng TCVN 6909:2001 (hỗ trợ Unicode) một cách thống nhất trong trao đổi các văn bản điện tử giữa các cơ quan Đảng và Nhà nước.

Kết luận

Theo Ecomworld.com thì hiện nay, có rất nhiều loại sản phẩm quản lý nội dung trên thị trường. Các sản phẩm này thực hiện những công việc thích hợp khác nhau và bạn cần phải nghiên cứu và tìm ra giải pháp tốt nhất phù hợp với các nhu cầu của đơn vị bạn.

Cũng theo Ecomworld thì một giải pháp quản lý nội dung có thể tốn kém tuỳ thuộc vào các nhu cầu của bạn, bao gồm chi phí cho giấy phép phần mềm, đào tạo và các dịch vụ hỗ trợ, giá cả có thể từ 200.000 USD tới 2 triệu USD. Có thể có những giải pháp rẻ tiền hơn, nhưng những giải pháp chuyên ngành, hỗ trợ toàn diện thì sẽ không có mức giá thấp.

Nếu bạn cho nội dung thông tin mà bạn hàng ngày cung cấp lên Web site là thứ quí giá gắn liền với nghề nghiệp và cuộc sống của bạn và bạn phải duy trì để đảm bảo tính tin cậy, phù hợp và cập nhật của nó thì bạn nhất định sẽ cần tới một qui trình quản lý và cập nhật nội dung thông tin được xây dựng trên một hệ thống phần mềm quản lý nội dung thông tin Web site. Trong sự đa dạng của các sản phẩm loại này, bạn hãy chọn ra cho mình những gì mà bạn cho là phù hợp nhất.